Meeting

Definition: Meeting

Ein Meeting ist ein Treffen von mindestens zwei Personen aus einem bestimmten Grund. Es ist eine Form der internen Kommunikation von Organisationen, mit dem Zweck des Informationsaustauschs und ggf. einer Beschlussfassung der Teilnehmenden.

Diese Gesprächsform kann auch als Sitzung, Besprechung oder Konferenz bezeichnet werden.

Mögliche Gründe für ein Meeting sind:

• Planung
• Problemlösung
• Entscheidungsfindung
• Kommunikation
• Informationsaustausch

Man kann zwischen informellen und formellen Meetings unterscheiden. Ein formloser Gedankenaustausch mehrerer Personen ist beispielsweise informell. Bei formellen Treffen müssen dagegen genaue Verfahren eingehalten werden. Neben einer offiziellen Einladung gibt es auch eine vorab festgelegte Tagesordnung. Des Weiteren führt jemand während des Meetings Protokoll und es gibt in der Regel eine Gesprächsleitung.

Meetings wie Vorstandssitzungen und Jahreshauptversammlungen finden regelmäßig statt und unterliegen rechtlichen Vorgaben.

Dank moderner elektronischer Kommunikationsmittel ist es heutzutage nicht mehr erforderlich, dass die Teilnehmer eines Meetings persönlich an einem Ort zusammenkommen. Neben Treffen in Person sind also auch Telefon- und Videokonferenzen oder Chats möglich. Auch Mischformen, bei denen z.B. einige Teilnehmer persönlich und andere über Telefon/Video/Chat mitwirken, sind denkbar. Charakteristisch für ein Meeting ist, dass alle Teilnehmer GLEICHZEITIG teilnehmen. Ein zeitversetzter Informationsaustausch wird dagegen nicht als „Meeting“ bezeichnet.

Wie wichtig sind Meetings?

Gleich vorab: Ja, Besprechungen sind wichtig. Sehr sogar. Und obwohl sich die Art und Weise, wie Unternehmen Geschäfte abwickeln, in den letzten Jahren sehr verändert hat, bleiben Meetings im Geschäftsalltag nach wie vor zentral.

Sie sind wahrscheinlich das mächtigste Managementinstrument, das Führungskräften zur Verfügung steht. Alle Teilnehmenden bringen in einem Meeting ihr Fachwissen und ihre Erfahrung ein. Sie können das betreffende Problem aus unterschiedlichen Perspektiven erörtern und mit ihren Erfahrungen zu einer Lösung beitragen. Diese effektive Zusammenarbeit und gehaltvollen Diskussionen ermöglichen so nicht nur eine schnelle, sondern auch die bessere Entscheidungsfindung.

Dank dieser intensiveren Kommunikation zwischen den Mitarbeitern werden zudem das gegenseitige Verständnis und das Vertrauen füreinander gestärkt.

Damit sind Meetings eine wesentliche Grundlage für den Erfolg deines Teams sowie des ganzen Unternehmens.

Zusammengefasst bedeutet dies, dass Meetings wichtig sind, weil sie:

• die Entscheidungsfindung erleichtern
• die Organisationskultur und gute Führung bekräftigen
• Innovation und Agilität vorantreiben
• Teamwork und das Engagement der Mitarbeiter steigern
• die Markteinführung neuer Produkte/Dienstleistungen beschleunigen

Checkliste für Meetings

Nur gute Besprechungen sind wirklich hilfreich. Damit dein Meeting effektiv und erfolgreich ist, solltest du die folgenden Punkte beachten:

• Ist die Angelegenheit dringend oder zeitkritisch?
• Möchte ich eine Diskussion oder möchte ich Ergebnisse erzielen?
• Wer ist die verantwortliche Person für die Aufgabe, die ich zu erfüllen hoffe?
• Wenn ich Hilfe beim Brainstorming brauche, wie viele Ideen brauchen wir?
• Geht es bei dem Meeting um eine Idee oder ein Projekt, das noch nicht diskutiert oder in Angriff genommen wurde?
• Was ist mein ideales Ergebnis?
• Wenn es sich um ein regelmäßiges Meeting handelt, wie oft sind Statusberichte erforderlich, um erfolgreich zu sein?
• Bleibt genügend Zeit für die Vorbereitung des Meetings?
• Sind alle Personen, die ich einladen möchte, notwendig?
• Welche Rolle hat jeder Einzelne in dieser Besprechung?
• Kann die Besprechung als Videokonferenz stattfinden?
• Wie lange soll die Besprechung dauern?
• Gibt es eine klare Tagesordnung für die Besprechung?
• Ist das Audio-/Videoequipment im Besprechungsraum bereits vorbereitet?