Pipeline-Management: So steigerst Du Deine Sales-Performance im B2B-Softwarevertrieb

Die Sales-Pipeline ist das Fundament Deines Unternehmens. Ihr Erfolg beeinflusst direkt den Erfolg Deines Unternehmens.  Effektives Pipeline-Management ist entscheidend, um mehr Deals zu gewinnen und sicherzustellen, dass jede Verkaufschance optimal genutzt wird. Mit den richtigen Tools und dem nötigen Know-how kannst Du den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben, Erinnerungen und Follow-ups reduzieren und Dich auf das konzentrieren, was Du am besten kannst: Verkaufen. In diesem umfassenden Leitfaden erfährst Du, wie Du das Pipeline-Management meisterst, Deine Prozesse optimierst, Umsätze prognostizierst und Deine Sales-Performance steigerst.

Was ist Pipeline-Management?

Pipeline-Management bedeutet, die Verkaufschancen in Deiner Pipeline zu überwachen und zu steuern. Es geht aber um viel mehr als nur das. Da der Fokus auf der Art und Weise liegt, wie Du an potenzielle Kunden verkaufst, und die Methoden Schritt für Schritt abgebildet werden, kannst Du das Pipeline-Management nutzen, um Deinen Verkaufsprozess zu analysieren und zu optimieren. Jede Verkaufschance in Deiner Pipeline befindet sich in einer bestimmten Phase des Sales-Zyklus. Wenn Du Deine Pipeline erfolgreich managst, kannst Du die Aktivitäten, die mit jeder dieser Phasen verbunden sind, sinnvoll verfolgen und bewerten. Dazu gehören Aktivitäten wie:

• Kaltakquise per Telefon und E-Mail
• Terminvereinbarung und Treffen mit neuen Interessenten
• Versand von Lead-Nurturing-Angeboten (z. B. Rabatte und Tutorials)
• Erstellung effektiver Verkaufsangebote

Eine gut gemanagte Pipeline gibt Dir einen klaren Einblick, wie gut Dein Verkaufsprozess funktioniert und wo Du ihn verbessern kannst.

Merkmale des Pipeline-Managements

Um die Frage “Was ist Pipeline-Management?” umfassend zu beantworten, müssen wir uns ansehen, was den Prozess des Pipeline-Managements ausmacht und wie er Vertriebsmitarbeitern ermöglicht:

• Engpässe und Schwachstellen im Sales-Zyklus zu identifizieren und zu beseitigen
• Besser zu verstehen, warum manche Deals scheitern, während andere erfolgreich sind
• Potenzielle Umsatzrückgänge und Wachstumsphasen zu erkennen und sich darauf vorzubereiten

All diese Ziele und mehr werden durch sechs Schlüsselmerkmale erreicht, die das Pipeline-Management ausmachen:

Kennzahlen: Eine Vielzahl von Pipeline-Kennzahlen kann zur Analyse Deines Verkaufsprozesses verwendet werden (z. B. getätigte Anrufe oder abgeschlossene Deals).

Pflege:Eine saubere Pipeline verbessert die Effizienz.

Optimierung:Eine gut gemanagte Pipeline ermöglicht es Dir, Deinen Prozess in jeder Phase des Sales-Zyklus zu bewerten und zu optimieren.

Sales-Team-Management:

Zu wissen, wie und wann Du Deinem Team helfen kannst, das Beste aus seinem Verkaufsprozess herauszuholen, ist ein integraler Bestandteil des Pipeline-Managements für Vertriebsleiter.

Umsatzprognose:
Richtiges Pipeline-Management ermöglicht es Dir, Deine Umsätze zu prognostizieren und zu steigern.

Tool-Integration:

Best Practices beinhalten die Nutzung von Pipeline-Management-Software und Integrationen, die speziell dafür entwickelt wurden, die beste Performance aus Deiner Sales-Pipeline herauszuholen.

Wir werden diese Prinzipien des Pipeline-Managements im weiteren Verlauf dieses Leitfadens genauer erläutern.

Aufbau einer Sales-Pipeline

Bevor Du von den Vorteilen des Pipeline-Managements profitieren kannst, benötigst Du eine Pipeline, die auf Performance ausgelegt ist. Kein Vertriebsmitarbeiter möchte, dass ihm ein potenzieller Deal durch die Lappen geht. Jede Phase der Pipeline sollte so aufgebaut sein, dass folgendes einfach möglich ist:

• Visuelle Verwaltung der verschiedenen Ereignisse, aus denen sich Dein Sales-Zyklus zusammensetzt
• Jederzeitige Übersicht über den Status Deiner potenziellen Käufer auf ihrem Weg vom kalten Lead zum Kunden
• Zugriff auf wertvolle Daten (z. B. Konversionsraten), die den Erfolg Deiner Verkaufsaktivitäten in jeder Phase des Verkaufsprozesses aufzeigen

Denke daran, dass es keine Einheitslösung für die Struktur einer Sales-Pipeline gibt. Die verschiedenen Phasen, die Du einbeziehst, hängen stark von Deinem Unternehmen und den Aktivitäten ab, mit denen Du Leads generierst und Abschlüsse erzielst. Es gibt jedoch sechs grundlegende Phasen, die häufig in Sales-Pipelines vorkommen. Du kannst diese sechs Verkaufsschritte an die Bedürfnisse Deines Unternehmens anpassen:

1. Prospektion

2. Qualifizierung

3. Kontaktaufnahme

4. Beziehungsaufbau

5. Abschluss

6. Nachfassen bei kalten Leads

Der beste Weg, um zu bestimmen, wann Du einen Deal durch Deine Pipeline schieben solltest, besteht darin, festzulegen, welche Aktivitäten abgeschlossen oder welche Bedingungen in jeder Phase Deines Sales-Zyklus erfüllt sein müssen.

Vier Schritte zum Aufbau Deiner Sales-Pipeline:

Nachdem Du nun weißt, wie Deine Pipeline funktionieren sollte, beziehe Dein Team in den Aufbau mit ein. Bewaffnet Euch mit einer detaillierten Liste von Prospects, einer Aufschlüsselung der Aktivitäten in Eurem Verkaufsprozess und Euren Umsatzzielen, bevor Ihr die folgenden vier Schritte befolgt:

1. Potenzielle Käufer einrichten: Verwende ein CRM-Tool, um Deine Prospects einzurichten und zu kategorisieren, damit Du die Interaktionen mit ihnen in der Pipeline verwalten kannst.

2. Verkaufsphasen einrichten: Definiere die Aktivitäten in Deinem Verkaufsprozess als verschiedene Phasen und ordne jeden Prospect einer dieser Phasen zu.

3. Sales-Zyklus überprüfen: Passe Deine Verkaufsphasen an alle Aktivitäten an, die Du wiederholt ausführst.

4. Verkaufsprozess aktualisieren:Halte Deinen Verkaufsprozess auf dem neuesten Stand, indem Du Deals durch Deine Pipeline bewegst, während sie sich entwickeln.

Die Verwendung eines CRM-Tools wie Pipedrive erleichtert es Dir, Deine Pipeline an Deinen Verkaufsprozess anzupassen und beide zu verwalten. Du kannst auch mehrere Pipelines einrichten, falls Du mehr als ein Vertriebsprojekt verwalten musst.

So pflegst und verwaltest Du Deine Sales-Pipeline

Nachdem Deine Pipeline aufgebaut ist, gehört zur Pflege viel mehr als nur die Eingabe von Details zu Deinen täglichen Aktivitäten (obwohl auch das wichtig ist). Hier sind die vier wichtigsten Maßnahmen, die Du ergreifen musst, damit Deine Pipeline reibungslos funktioniert:

1. Nutze wichtige Pipeline-Kennzahlen:
Wichtige KPIs wie die Anzahl und der Wert der Deals, die durchschnittliche Dealgröße, die Abschlussrate oder die Sales Velocity geben dir Einblick in die Leistung deiner Pipeline. Erstelle separate Kennzahlen für jede Phase, um die Performance präzise zu analysieren.

2. Behandle ungesunde Messwerte:
Regelmäßige Überprüfungen decken Schwächen auf. Erkenne frühzeitig, wenn Kennzahlen nicht stimmen, ergreife Maßnahmen zur Verbesserung und überwache die Auswirkungen deiner Optimierungen.

3. Halte Deine Verkaufsphasen auf dem neuesten Stand:
Überprüfe regelmäßig, ob dein Verkaufsprozess noch effizient ist. Entferne oder füge Phasen hinzu, wenn es nötig ist, um Engpässe zu vermeiden und den Verkaufszyklus zu beschleunigen. Eine aktuelle Pipeline sorgt dafür, dass keine Verkaufschancen verloren gehen.

4. Unterstütze Dein Team beim Pipeline-Management:
Als Vertriebsleiter liegt es an dir, dein Team aktiv zu unterstützen. Biete gezieltes Coaching, identifiziere Bereiche, in denen deine Mitarbeiter Hilfe benötigen, und ermögliche so, dass jeder seine Sales-Pipeline eigenständig und erfolgreich verwalten kann.

Warum und wie Du Deine Sales-Pipeline optimierst

Eine optimierte Sales-Pipeline ist essenziell, um deine Umsatz-, Wachstums- und Rentabilitätsziele zu erreichen. Sie ermöglicht es, Engpässe zu beseitigen und Potenziale vollständig auszuschöpfen. Vor der Optimierung sind einige vorbereitende Schritte notwendig:

• Daten aktualisieren:
  Stelle sicher, dass die Informationen in deiner Pipeline vollständig, korrekt und aktuell sind. Deals sollten in der richtigen Phase sein, Werte und Abschlussdaten müssen regelmäßig überprüft und angepasst werden.
• Aktive Deals überwachen:
  Behalte alle laufenden Deals im Blick. Verschiebe sie bei Bedarf in frühere Phasen, z. B. wenn neue Ansprechpartner involviert sind oder Verhandlungen stagnieren.

Eine optimierte Pipeline hilft dir nicht nur, effizienter zu arbeiten, sondern auch gezielt Wachstumschancen zu nutzen. Durch die Kombination aus kontinuierlicher Pflege, klaren Kennzahlen und einem engagierten Team bringst du deinen Vertriebsprozess auf ein neues Level.

Optimierung der Verkaufsergebnisse

Da Du mit Hilfe von Kennzahlen die von Dir durchgeführten Verkaufsaktivitäten mit dem Fortschritt der Verkaufschancen in Deiner Pipeline abgleichen kannst, hilft Dir das Verständnis der Anwendung von Schlüsselkennzahlen, die Verkaufsergebnisse Deiner Pipeline zu optimieren. Die Sales Velocity ist eine besonders wichtige Kennzahl, wenn Du Deine Gewinnraten erhöhen möchtest. Die Formel zur Berechnung der Sales Velocity in Euro sieht wie folgt aus:

Es gibt zwei Hauptmöglichkeiten, die Sales Velocity zu erhöhen: Du kannst die Anzahl, die Größe oder die Abschlussrate Deiner Deals erhöhen oder Du kannst die Zeit verkürzen, die benötigt wird, um sie in Verkäufe umzuwandeln. Um diese Ziele zu erreichen, könntest Du Folgendes in Erwägung ziehen:

• Verbesserung Deines Prospektierungs- und Lead-Qualifizierungsprozesses
• Nutzung von mehr Möglichkeiten für Cross-Selling oder Upselling
• Investitionen in Vertriebsschulungen, um Vertriebsmitarbeiter bei der besseren Qualifizierung ihrer Leads zu unterstützen

Ein gutes CRM-System zeigt Dir auch Deine Konversionsrate in jeder Verkaufsphase an, damit Du sehen kannst, wo Prospects aus Deiner Pipeline ausscheiden, und Maßnahmen ergreifen kannst, um weniger von ihnen zu verlieren.

Gestaltung der optimalen Pipeline für Dein Unternehmen

Optimierung deines Geschäftsprozesses

Um deinen Verkaufsprozess zu verbessern, beginne damit, deinen bestehenden Workflow mit einer geeigneten Software abzubilden. Anschließend kannst du ihn so optimieren, dass er folgende grundlegende Kriterien erfüllt:

• Standardisierung und Vorhersagbarkeit: Deine Pipeline-Phasen sollten wiederholbar und klar definiert sein, damit Verkaufsergebnisse regelmäßig und planbar werden.
• Effizienz: Fördere Routine und Produktivität in deinem Vertriebsteam durch klare Abläufe.
• Qualitätssicherung: Integrierte Checkpoints, KPIs und Messinstrumente gewährleisten Verantwortlichkeit und Transparenz.

Auch wenn Kunden individuell sind, hat dein Zielmarkt oft ähnliche Kaufmotive. Ein standardisierter Prozess eliminiert Unsicherheiten, verhindert das voreilige Weiterschieben von Prospects und erleichtert Analysen.

Dadurch kannst du Gewinnraten steigern und Zykluszeiten verkürzen. Zudem hilft ein formalisierter Workflow, neue Teammitglieder schneller einzuarbeiten und ihre Verkaufstechniken gezielter zu beurteilen.

Durchführung einer Sales-Pipeline-Überprüfung

Eine optimal strukturierte Pipeline allein reicht nicht – regelmäßige Reviews sind entscheidend für den langfristigen Erfolg. Sie helfen, Deals effizienter voranzutreiben und neue Chancen frühzeitig zu erkennen. Durch strategische Unterstützung in den frühen Phasen lassen sich Engpässe vermeiden und der Fokus auf aussichtsreiche Deals legen.

Pipeline-Überprüfungen sollten in festen Intervallen (täglich, wöchentlich oder monatlich) stattfinden, um Fortschritte zu analysieren, Chancen zu priorisieren und Strategien für offene Deals zu entwickeln.

Mit Hilfe eines CRM-Tools kannst du diesen Prozess effizient gestalten, indem du:

• Leads nach Abschlussdatum oder Größe sortierst,
• Verkaufsaktivitäten pro Deal analysierst,
• die vielversprechendsten Chancen identifizierst und die Ressourcen darauf konzentrierst.

Durch die regelmäßige Überprüfung und Standardisierung deiner Sales-Pipeline schaffst du nicht nur Klarheit und Struktur, sondern förderst auch bessere Ergebnisse und einen reibungslosen Vertriebsprozess.

Prognosen und Geschäftsförderung mit Deiner Sales-Pipeline

Eine gut geführte Pipeline ermöglicht präzise Umsatzprognosen und fördert den Verkaufserfolg. Regelmäßige Prognosen (monatlich, vierteljährlich, jährlich) helfen, den Fortschritt zu messen, Umsatzziele zu erreichen und fundierte Geschäftsentscheidungen für nachhaltiges Wachstum zu treffen.

Warum Umsätze prognostizieren?

Eine gepflegte Sales-Pipeline ermöglicht dir, die Größe und Anzahl der Deals in einem bestimmten Zeitraum zuverlässig vorherzusagen. Mit genauen Prognosen kannst du Verkaufsbestände, Ausgaben und Cashflow effizient managen und dich besser auf starke oder schwache Verkaufsphasen vorbereiten. So nutzt du deine Pipeline nicht nur zur Verwaltung, sondern auch zur strategischen Planung.

So wählst du das richtige Pipeline-Management-Tool aus

Die Wahl des passenden Tools hängt von deinen spezifischen Anforderungen ab:

1. Unternehmensgröße: Salesforce für große Teams, HubSpot für kleine.
2. Komplexität der Prozesse: Brauchst du tiefe Analysen oder eine einfache visuelle Pipeline?
3. Budget: Zoho und Trello sind ideale Optionen für preisbewusste Teams.
4. Integration: Stelle sicher, dass das Tool mit deinen bestehenden Lösungen harmoniert.

Die besten SaaS-Tools für Pipeline-Management: Deep Dive

1. Salesforce Sales Cloud: Der Alleskönner für komplexe Pipelines

2. HubSpot CRM: Einfach, effektiv und skalierbar

3. Pipedrive: Simpel und hochgradig fokussiert auf den Verkaufsprozess

4. Monday Sales CRM: Pipeline-Management für Teamplayer

Fazit: Pipeline-Management 4.0 mit SaaS

Ein leistungsstarkes Pipeline-Management-Tool ist im modernen Vertrieb unverzichtbar. Es bringt Struktur in deinen Verkaufsprozess, steigert die Effizienz und hilft dir, Umsatzpotenziale maximal auszuschöpfen.

Mit den richtigen SaaS-Lösungen kannst du deine Pipeline nicht nur managen, sondern sie in einen Umsatzmotor verwandeln. Wähle das Tool, das am besten zu deinen Bedürfnissen passt, und bring deinen Vertrieb auf ein neues Level!