Wir geben dir hier einen Überblick, welche Vertriebskosten es gibt, wie du sie berechnest und wie du sie optimieren kannst.
Vertriebskosten: Definition
Im Vertrieb geht es darum, die Produkte/Dienstleistungen deines Unternehmens zu verkaufen und so den Umsatz des Unternehmens zu steigern. Durch die Vorbereitung, Planung und Organisation sowie die Durchführung der mit dem Verkauf zusammenhängenden Aufgaben entstehen Kosten. Diese Vertriebskosten haben dabei keinerlei direkten Bezug zur Produktion und auch nicht zum Marketing. Deshalb tauchen sie auch nicht direkt in der Bilanz auf. Aber: Die Kalkulation und Optimierung dieser Kosten tragen wesentlich zum Erfolg eines Unternehmens bei.
Vertriebskostenarten
Bei Vertriebskosten unterscheidet man zwischen
- Vertriebsgemeinkosten
- Sondereinzelkosten
Die Unterteilung hängt von der Zurechenbarkeit der Kostenträger ab.
Den größten Teil machen die Vertriebsgemeinkosten aus. In der Regel können diese keinen einzelnen Produkten/Dienstleistungen zugeordnet werden. Deshalb werden sie als Gemeinkosten bezeichnet. Anhand eines Verteilungsschlüssels werden sie auf alle Produkte verteilt. Beispiele hierfür sind:
- Kosten für Schulungen von Verkäufern
- Ausstellungs- und Messekosten
- Kosten für die Lagerung der fertigen Produkte
- Personal-, Material- und Sachkosten der Vertriebsabteilung und der Marketingabteilung
- Kosten für Werbung
- Kosten für Marktforschung
Die Vertriebseinzelkosten bzw. Sondereinzelkosten des Vertriebs machen einen kleineren Teil aus. Sie fallen in unregelmäßigen Abständen an, variieren in ihrer Höhe und können einzelnen Produkten oder Aufträgen direkt zugerechnet werden. Beispiele hierfür sind
- Provisionen
- Werbekosten
- Zölle
- Verpackungskosten
- Versandkosten
Vertriebskostenstellen
In einer klassischen Bilanz sind die Vertriebskosten nicht gesondert aufgeführt. Deshalb ist es am besten, wenn der Vertrieb über eine (oder mehrere) eigene Kostenstelle(n) verfügt. Dann können Unternehmen ihre Kosten für den Vertrieb genau kontrollieren.
Wenn du eine detaillierte Analyse vornehmen möchtest, ist es ratsam, die Vertriebskosten in Unterkategorien zu unterteilen. Dies könnten zum Beispiel u.a. die folgenden Kategorien sein:
- Kundendienst
- Marketing
- Personalkosten allgemein
- Boni
- Miete für Lager und Verkaufsflächen
- Kosten für Dienstfahrzeuge
- Außendienst
- Innendienst
Berechnung der Vertriebskosten
Um die Vertriebskosten zu berechnen, addierst du alle Vertriebsgemeinkosten und die Vertriebseinzelkosten.
Vertriebskosten gesamt = Vertriebsgemeinkosten + Vertriebseinzelkosten
In diesem Zusammenhang ist auch die Vertriebskostenquote wichtig. Diese gibt an, wie viel des Umsatzes durch Ausgaben im Vertrieb wieder verloren gehen. Ist sie besonders hoch, solltest du die Vertriebskosten reduzieren bzw. den Vertrieb oder den betreffenden Vertriebsbereich optimieren.
Du berechnest sie, indem du die gesamten Vertriebskosten ins Verhältnis zum Gesamtumsatz deines Unternehmens setzt:
Vertriebskostenquote (%) = Vertriebskosten x 100 / Gesamtumsatz des Unternehmens
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So reduzierst du die Vertriebskosten
Die Vertriebskosten sind zu hoch oder die wirtschaftliche Lage am Markt ist derzeit angespannt? Dann ist es an der Zeit, die Kosten des Vertriebs zu optimieren. Dies kannst du auf sehr unterschiedliche Art und Weise erreichen. Allerdings solltest du stets darauf achten, sinnvoll zu sparen und die Kosten nachhaltig und mit möglichst wenig negativen Auswirkungen auf den Umsatz zu reduzieren. Umsatz und Vertriebskosten sollten also optimal ausbalanciert sein.
Hier sind ein paar effektive Tipps
Unnötige Kommunikation vermeiden
Wenn Kunden Mitteilungen nicht verstehen, dann kommt es zu Rückfragen. Das ist unnötiger Aufwand, den du vermeiden kannst. Prüfe deshalb, ob alle Formulierungen in den Rechnungen und Mahnungen, aber auch die Texte auf der Webseite klar und verständlich sind. Ungenaue oder komplizierte Formulierungen führen zu Rückfragen. Diese sind eine Mehrbelastung für die Mitarbeiter, deren Kapazität dann an anderer Stelle fehlt.
Aufwand verringern mit Standards
Es kommt häufig vor, dass Verträge Zusatzvereinbarungen enthalten, weil Kunden individuelle Wünsche haben. Dies birgt jedoch ein sehr hohes Kostenrisiko. Die Klauseln müssen (juristisch) geprüft werden. Das kostet nicht nur Geld, sondern auch Zeit. Arbeite stattdessen mit Standardverträgen. So kannst du besser planen und vermeidest Fehler in der Kalkulation.
Leistungen berechnen, nicht verschenken
Ja, kostenlose Zusatzleistungen und Zugaben sind in Märkten mit hohem Wettbewerb sehr beliebt. Oft werden sie jedoch ohne weitere Überlegungen vergeben. Das erhöht die Vertriebskosten. Besser: Reglementiere Incentives, Rabatte und Nachlässe streng. Eine Prüfinstanz sollte dann kontrollieren, ob den Kunden auch alle Leistungen berechnet wurden.
Etablierung eines Vorschlagswesens
Die Kundenbetreuer kennen die Bedürfnisse und Probleme ihrer Kunden am besten. Oft können sie ihr Wissen jedoch aufgrund von Kommunikationsbarrieren im Unternehmen nicht weitergeben. Mithilfe eines internen Vorschlagswesens können alle Vorschläge zentral gesammelt und geprüft werden. Vorschläge können auch zu den Aufgaben der Vertriebler gehören – du kannst zum Beispiel von Vertriebsmitarbeitern regelmäßig Vorschläge fordern. Auch eine Prämie für besonders gute Vorschläge zum Kostensparen könnte ein guter Motivationsschub sein.
Verwaltungsaufgaben minimieren – Vertriebskosten sparen
Eine effiziente Kundenbetreuung bedeutet, dass die Mitarbeiter sich so wenig wie möglich mit Verwaltungsaufgaben beschäftigen. Stattdessen konzentrieren sie sich auf die Kundenbetreuung und Neukundenakquise. Du solltest deshalb prüfen, ob neue Technologien die Mitarbeiter entlasten können. Falls noch nicht geschehen, sollte dein Unternehmen in ein ERP- oder CRM-System investieren. Vor allem, wenn du alle Vertriebsbereiche optimieren möchtest, ist ein CRM-System die richtige Entscheidung.
Zufriedene Kunden erneut zum Kauf zu bringen
Die Neukundenakquise macht einen nicht unerheblichen Teil der Vertriebskosten aus. Statt sich jedoch nur auf neue Abschlüsse zu konzentrieren, solltest du die Bestandskunden deines Unternehmens nicht ignorieren. Denn diese kannst du meist sehr leicht zu einem weiteren bzw. erneuten Kauf deines Produkts/deiner Dienstleistung bewegen. Das Cross- und Upselling-Potenzial zufriedener Bestandskunden ist enorm. Im CRM-System ist hinterlegt, welche Produkte der Kunde bereits nutzt. Mithilfe von Business Intelligence kannst du dann abfragen, was er noch brauchen könnte. Anschließend kannst du dein Marketing für diesen Kunden gezielt darauf ausrichten.
Außerdem haben Lösungen für Bestandskunden in der Regel einen bestimmten „Lebenszyklus“. Du kannst also schauen, wann der Kunde eine neue Lösung benötigt oder ob die aktuelle ausgebaut oder erweitert werden sollte.
