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Das Vorstellungsgespräch: Termin bestätigen, verschieben oder absagen

Sales | Lesezeit 5 min.

Bewerbung, Vorstellungsgespräch, neuer Job – in manchen Fällen läuft das ganz genau so reibungslos ab, aber manchmal eben auch nicht. Wie sich aber verhalten, wenn man den Termin nicht wahrnehmen kann?

Wie die Einladung zum Vorstellungsgespräch absagen oder verschieben? Und wie formuliert man eine Bestätigung am besten? Diese Situation bereitet nicht nur Berufseinsteigern oft großes Kopfzerbrechen sondern auch Profis. Das ist einerseits nachvollziehbar – man möchte alles richtig machen, es geht um viel und man kennt den neuen potenziellen Arbeitgeber noch nicht. Andererseits ist es meistens unbegründet. Im Folgenden gibt es unsere besten Tipps aus der Praxis für die Antwort auf die Einladung zum Bewerbungsgespräch, egal ob du zu-, absagen oder um eine Verschiebung bitten möchtest.

Grundsätzlich gehören die folgenden Komponenten in die Antwort auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch:

  • Begrüßung/Dankesformel
  • Bestätigung/Absage des vorgeschlagenen Termins mit Datum, Ort & Interviewpartner
  • Vorschlag eines Alternativtermins/Begründung der Absage
  • Schlussformel

Die Einladung zum Bewerbungsgespräch

Beginnen wir mit dem Optimalfall: Du bekommst eine Einladung zum Bewerbungsgespräch und kannst den Termin wahrnehmen, möchtest also das Vorstellungsgespräch zusagen. Das ist super und der Idealfall für die Personalabteilung des Unternehmens, denn diese muss keinen neuen Termin finden. Am besten bestätigst du als Antwort auf die Einladung zum Bewerbungsgespräch den Termin sofort und bekräftigst so dein Interesse am Job und deine Verbindlichkeit.

Zusage Vorstellungsgespräch: Wie formuliere ich eine Terminbestätigung?

Die Einladung zum Bewerbungsgespräch bestätigst du entweder telefonisch oder per E-Mail. Das kannst du zum Beispiel davon abhängig machen, in welcher Form du eingeladen wurdest. Diese Form kann ein Indikator dafür sein, wie die Zusage zum Vorstellungsgespräch für das Unternehmen am bequemsten ist. Größere Unternehmen laden Bewerber in der Regel immer schriftlich ein und können schriftliche Rückmeldungen besser verwalten als telefonische. Das liegt dann unter anderem an der Größe der HR-Abteilung und am Grad der Automatisierung der Vorgänge. Kleinere Unternehmen haben manchmal die Möglichkeit Kandidaten persönlich einzuladen. In diesem Fall kannst du am Telefon natürlich sofort reagieren und den Termin bestätigen.

Wenn du dich für die Schriftform entscheidest, kann eine Bestätigungsemail zum Beispiel so formuliert sein:

Sehr geehrte Herr/Frau (Ansprechpartner),

vielen Dank für die Einladungs zum Bewerbungsgespräch am (Datum) in ihrer Geschäftsstelle in (Stadt). Sehr gerne nehme ich den Gesprächstermin mit Herrn / Frau Interviewpartner wahr.

Ich freue mich auf das persönliche Kennenlernen und verbleibe mit freundlichen Grüßen,

(Unterschrift)

Bewerbungsgespräch verschieben: Wie verschiebe ich ein Vorstellungsgespräch?

In der Realität ist es eher die Ausnahme, dass ein guter Kandidat einen Terminvorschlag für das Interview auf Anhieb wahrnehmen kann. Das liegt ein wenig in der Natur der Sache, denn gerade die besten Bewerber befinden sich oft in einem Anstellungsverhältnis, tragen Verantwortung und können sich nicht so einfach kurzfristig freinehmen. Es ist ein Mythos, dass es ein Unternehmen als Fauxpas empfindet, wenn ein Interviewtermin verschoben werden muss. Spätestens ab einer gewissen Größe wird dein Gesprächspartner noch nicht einmal wissen, dass der erste Vorschlag nicht gepasst hat. Scheue dich also auf keinen Fall davor, um einen neuen Vorschlag zu bitten, aber sei dabei im Interesse aller Beteiligten möglichst unkompliziert und schnell.  Das bedeutet zum Beispiel, dass du nicht nur um einen neuen Termin bittest, sondern selbst konkrete Vorschläge machst oder etwa Wochentage oder Uhrzeiten nennst, zu denen es dir grundsätzlich passt.

Du solltest dich im Bewerbungsgespräch von deiner besten Seite zeigen können und das klappt nur, wenn auch die Begleitumstände stimmen. Solltest du dich nicht in letzter Sekunde der Bewerbungsfrist beworben haben, musst du dir normalerweise auch keine Sorgen darum machen, dass in der Zwischenzeit jemand anders eingestellt wird, sofern du nicht vorhast deinen Termin um mehrere Wochen zu verschieben.

Wie aber formulieren, dass du lieber zu einem anderen Zeitpunkt kommen würdest? Auch hier kannst du grundsätzlich die Schriftform wählen oder anrufen. Über das Telefon ist es persönlicher, schriftlich ist es handfester und damit eventuell klarer. Wenn du die Einladung also schriftlich erhalten hast, antworte ruhig auch per E-Mail. Wurdest du telefonisch eingeladen und dir fällt im Nachhinein auf, dass du einen Termin, den du zunächst bestätigt hast, doch nicht wahrnehmen kannst, kannst du auch zurückrufen. Behalte dabei im Hinterkopf, dass du normalerweise nicht mit deinem späteren Interviewpartner sprichst. Insofern hast du zwar persönlichen Kontakt, dieser wird dir aber letztendlich vermutlich nicht nützen. Du kannst also auch in diesem Fall den Schriftweg wählen, wenn du möchtest.

Eine solche E-Mail zur Änderung des Termins kannst du beispielsweise folgendermaßen formulieren:

Sehr geehrter Frau/Herr (Ansprechpartner),

vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch in Ihrer Geschäftsstelle in (Stadt). Leider kann ich den Gesprächstermin mit Frau/Herrn (Interviewpartner) am (Datum) nicht wahrnehmen. Käme für Sie als Alternative der (Datum) um (Uhrzeit) oder der (Datum) um (Uhrzeit) in Frage? Gerne können Sie mir auch einen anderen Termin vorschlagen, der Ihnen besser passt. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und das persönliche Kennenlernen.

Mit freundlichen Grüßen,

(Unterschrift)

Wenn du dir unsicher bist, ob die E-Mail zu formell oder zu locker klingt, orientiere dich am Ausdruck der Einladung und spiegel den dort angeschlagenen Ton in deiner Antwort.

Vorstellungsgespräch absagen: Wie sage ich ein Termin zum Bewerbungsgespräch ab?

Manchmal kann es auch sein, dass ein Interviewtermin ganz abgesagt werden muss, weil du dich zum Beispiel bereits für ein anderen Job entschieden hast oder du doch nicht wechseln möchtest. Die Einladung zum Vorstellungsgespräch absagen zu müssen ist sicher nicht der Optimalfall, aber du solltest nicht den Fehler machen, auf die Einladung zum Interview nicht zu reagieren. Verbaue dir keine Möglichkeiten in der Zukunft, sondern sorge dafür, dass du dem Unternehmen, das ja durch die Einladung schon Interesse an dir gezeigt hat, in positiver Erinnerung bleibst, auch wenn es gerade nicht passt. Ein Vorstellungsgespräch absagen, wenn der Job nicht in Frage kommt, ist im Bewerbungs-Knigge ganz klar angesagt.

Eine Absage des Gesprächstermins kannst du zum Beispiel folgendermaßen formulieren:

Sehr geehrte Frau/Herr (Ansprechpartner),

vielen Dank für Ihr Interesse und die Einladung zum Vorstellungsgespräch am (Datum) in Ihrer Geschäftsstelle in (Stadt). In der Zwischenzeit habe ich mich für eine Position in einem anderen Unternehmen entschieden und werde den Termin daher nicht wahrnehmen. Ich hoffe, dass Ihnen dadurch keine Umstände entstehen.

Mit freundlichen Grüßen,

(Unterschrift)

Wenn du eine Einladung zum Vorstellungsgespräch bekommen hast, ist ein Unternehmen ernsthaft interessiert an dir. Behalte das bei der Kommunikation im Hinterkopf, egal ob deine Antwort auf die Einladung zum Bewerbungsgespräch positiv ist oder du das Vorstellungsgespräch absagen musst. Sei höflich, zügig und selbstbewusst – dann wird nicht nur die Antwort auf die Einladung zum Erfolg, sondern sicher das ganze Gespräch oder die weitere Jobsuche!

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